En la construcción, principalmente en la obra pública, los clientes fijan las condiciones contractuales de las obras por ejecutar. De ahí que los alcances de proyecto vienen previamente definidos de manera descriptiva en las bases de licitación. Una definición mayor y puntual se presenta en un catálogo de conceptos, planos y especificaciones de cada uno de las actividades por realizar. En contratos a precios unitarios, se detallan aún más los alcances mediante las matrices de análisis de los mismos, lo cual nos lleva a tener un listado de todos y cada uno de los recursos que emplearemos en la ejecución de la obra y sus cantidades.
Con estos datos iniciales se costean los insumos (recursos) del costo directo, se estiman también costos indirectos, gastos financieros y la utilidad esperada.
Hasta aquí todo es miel sobre hojuelas. Desafortunadamente y en la mayoría de los casos los alcances iniciales y sus costos pueden llegar a cambiar más de una vez a lo largo de la ejecución de los trabajos y es por ello que necesitamos herramientas para obtener información, evaluar y controlar estos aspectos de manera continua. Los resultados de este control servirán para tomar decisiones que permitan garantizar el éxito del proyecto en todos los sentidos.
Una de las herramientas que nos permite controlar tanto el alcance como el costo es el Presupuesto “Proforma” . Éste se puede definir como el presupuesto vigente que nos sirve de referencia para saber a dónde vamos y qué recursos o insumos (traducidos finalmente a recursos financieros) esperamos utilizar en adelante en el proyecto.
Más que una proyección de las ventas y costos esperados de la obra por ejecutar, debemos pensar en el Presupuesto Proforma como una revisión detallada de los cambios en el alcance y costo de los insumos y su impacto en los resultados económicos del proyecto esperados en la primera versión del Presupuesto, que llamamos Contractual.
Básicamente, el Proforma conlleva a revisar dos aspectos: las cantidades y rendimientos de los insumos que integran a cada concepto de obra, y por otra parte los precios de los mismos. También se pueden revisar los costos indirectos y el programa de obra ya que las variaciones en el plazo de ejecución de los proyectos impactan siempre los indirectos y pueden significar también retenciones y multas del cliente o bien retrasar la operación y por tanto el ingreso monetario de las obras cuyo fin sea el de producción de bienes o servicios (p.ej. una autopista, una plataforma petrolera)
El nivel de detalle de la revisión de alcances y precios dependerá del tipo de contrato que se tenga pactado y de las dimesiones y duración del proyecto.
La elaboración del Presupuesto Proforma no es un evento único en el proyecto. Es recomendable elaborarlo de manera contínua tomando en cuenta la magnitud de los cambios que se van presentando en los alcances a lo largo de la fase de ejecución. El número de revisiones y por tanto de Presupuestos Proforma en un proyecto en particular normalmente no puede ser definido desde la fase de inicio, pero en mi experiencia he participado en proyectos cuya complejidad amerita que se elaboren Proformas mensualmente. En obras con pocas complicaciones y en entornos económicamente estables (¿en verdad existen?) quizá sólo hagamos una o dos revisiones.
Puede parecer complicado, pero en realidad con la práctica se vuelve una rutina muy útil y por supuesto que ahorra muchos dolores de cabeza a los gerentes cuando tratan de explicar los resultados del proyecto a los directivos.
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